Betreft een medewerkersfunctie en valt hiërarchisch onder office manager. -> General manager? Teamleider verkoop?
Doel van de functie
De office medewerker heeft als doel gegevens nauwkeuring in de administratie van de organisatie te verwerken. De office medewerker zorgt ervoor dat informatie op de juiste plekken beland en verwerkt wordt door processen te monitoren. De office medewerker geeft proactief administratieve en communicatieve ondersteuning aan diverse afdelingen.
Taken en verantwoordelijkheden
- Drive in proces beheren
- Dag voorbereiding en controle in Monday en Outlook
- Week voorbereiding en controle in Monday en Outlook
- Administreren en volgen van proces m.b.t. showroom klanten in Monday
- Verwerken van Calendly’s in diverse registratie systemen
- Indien van toepassing accommodatie regelen voor drive in klanten
- Geannuleerde afspraken verwerken in Verkoop bord Monday
- Controle pinbonnen aan het einde van de dag met registratie computer
- Beheer emailboxen
- E-mails naar de juiste mappen zetten en indien van toepassing kleurcodes geven
- Spam controleren en Hotmail inbox doorsturen dagelijks
- A-niveau e-mails beantwoorden (folder/website informatie) conform richtlijnen
- Tweede aanspreekpunt telefonie
- A-niveau telefoons beantwoorden (folder/website informatie) conform richtlijnen
- Afspraken inplannen conform richtlijnen
- Terugbelverzoeken aanmaken conform richtlijnen
- Chatkracht bord beheren en indien nodig actiepunten uitzetten
- Remake traject beheren
- Remake afspraken inplannen en registreren conform richtlijnen
- Opvolging remakes monitoren en indien nodig acties uitzetten
- B2C ordertraject beheren
- Offertes aanmaken, versturen en administreren (Exact / Monday / Outlook)
- Facturen aanmaken en versturen (Exact / Monday / Outlook / Mollie)
- (Webshop) Orders verwerken (Exact / Monday / Lightspeed / Shopify / Sendcloud / QLS)
- B2B ordertraject beheren
- Namen van alle belangrijke B2B klanten kennen en bijbehorende contactpersonen
- (Jotform) Offertes aanmaken, versturen en administreren (Exact / Monday / Outlook)
- Facturen aanmaken en versturen (Exact / Monday / Brincr / Outlook)
- Orders verwerken (Exact / Monday / Brincr / Sendcloud / QLS)
- Boekhouding Punten die Vincent aangeeft
- Debiteuren nabellen Ik zou dit bij Vincent laten
- Crediteuren inboeken
- Afletteren inkoop- en verkoopfacturen
- Monitoren Facebook en berichten van reacties voorzien
- Whatsapp monitoren, indien nodig acties uitzetten en informatie archiveren in Monday
- Draagt zorg voor dagelijkse pakketpost en verwerkt retouren
- Commissies nakijken en wekelijks versturen
- Kiyohs nakijken en wekelijks versturen
- Administratieve en/of communicatieve ondersteuning geven aan andere afdelingen indien gevraagd
- Archiveren en digitaliseren van gegevens waar nodig
- Gastfunctie ondersteuning bieden
- Verwelkomen van klanten, faciliteren in drinken en begeleiden door showroom proces
- Afrekenen met klanten
- Beheer koffieapparaten (bijvullen, schoonmaken, monteur inschakelen)
- Voorraadbeheer m.b.t. keuken- en showroomartikelen
- Netjes houden keuken, wc’s en showroom
- Voorraadbeheer kantoor
- Het netjes houden van het kantoor en de eigen werkplek
Kennis en vaardigheden
- MBO werk- en denkniveau
- Communicatief
- Accuraat
- Klantgericht
- Betrouwbaar
- Representatief
- Zelfstandig
- Stressbestendig
- Goede beheersing van Nederlandse taal schriftelijk en mondeling
- MS office vaardig
- Duitse talenkennis pre
- Basis kennis boekhouding pre
Competentiewoordenboek
Communicatief
Het vermogen om in heldere taal te communiceren om tot de kern van een kwestie te komen en klanten op een beleefde en behulpzame manier te bedienen. Beschikken over een brede woordenschat en het vermogen hebben om kalm en professioneel te blijven. Bij telefoongesprekken de aard van het gesprek te kunnen achterhalen en hier passend op kunnen reageren. Bij schriftelijke communicatie relevante informatie samenvatten en de juiste grammatica gebruiken.
Accuraat
Het afleveren van kwaliteit. Je probeert fouten te voorkomen, bent oplettend en ziet erop toe dat taken grondig, geordend en zorgvuldig uitgevoerd worden. Je weet prioriteiten te stellen en kijkt met een anticiperende blik naar je werk. Je hebt oog voor detail.
Betrouwbaar
Je bent vakbekwaam, capabel en consistent. Je zorgt voor kwaliteit in je werk en komt je afspraken en verplichtingen na. Je bent aanspreekbaar op de verantwoordelijkheden die je draagt en als er een keer iets niet lukt, meld je dit proactief bij je leidinggevende. Je hebt een hoog verantwoordelijkheidsgevoel en kunt discreet omgaan met gevoelige informatie.
Klantgericht
De klant centraal stellen en klanttevredenheid als hoogste doel nastreven. Het aanbieden van uitstekende klantenservice en het opbouwen van langdurige relaties met klanten. Het nemen van initiatief om klanten te helpen en hun problemen op te lossen.
Zelfstandig werken
Je bent in staat je eigen werk goed uit te voeren zonder de hulp van anderen. Je hebt geen begeleiding nodig van anderen en bent in staat om zelf nieuwe taken op te pakken of problemen op te lossen. Je werkt efficiënt, besteed je tijd nuttig en zoekt zinvol werk als je tijd over hebt.
Representatief
Op een gepaste en verzorgde manier overkomen volgens protocol van het bedrijf.
Stressbestendig
Het vermogen om te presteren onder druk en bij tegenslag. Het vermogen om bij te kunnen sturen.